10 pytań o roczne sprawozdania spółek (i nie tylko)

Sporządzanie sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności to coroczny obowiązek pojawiający się przed wieloma przedsiębiorcami. W 10 punktach zebraliśmy najważniejsze informacje dotyczące tego tematu.

Kto jest zobowiązany do sporządzenia sprawozdania finansowego?

W dużym skrócie - podmioty, które prowadzą księgi rachunkowe (trzeba to robić po spełnieniu określonych przesłanek, głównie dotyczących wielkości obrotów). Spółki z o.o. i spółki akcyjne mają obowiązek sporządzania sprawozdań bez względu na wielkość osiąganych przychodów.

Jeśli w poprzednim roku przychody netto ze sprzedaży osiągnęły w złotówkach równowartość 2 000 000 euro księgi rachunkowe ma obowiązek prowadzić również:

• osoba fizyczna,

• spółka cywilna osób fizycznych,

• spółka cywilna osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,

• spółka jawna osób fizycznych,

• spółka partnerska,

• przedsiębiorstwo w spadku.

Ww. podmioty mogą (ale nie muszą) prowadzić księgi rachunkowe nawet jeśli osiągnęły mniejszy przychód netto niż 2 mln euro, natomiast jeżeli zdecydują się na księgi rachunkowe muszą o tym fakcie poinformować urząd skarbowy.

Z czego składa się sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe składa się z 3 podstawowych dokumentów:

• bilans;

• rachunek zysków i strat;

• informacja dodatkowa, obejmująca wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe wyjaśnienia i dane.

Niekiedy może wystąpić także obowiązek sporządzenia opinii biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie finansowe powinno być przez niego zbadane.

Kiedy biegły rewident bada sprawozdanie finansowe?

Badaniu podlegają roczne sprawozdania takich podmiotów jak m.in. banki, SKOKi, spółki akcyjne, podmioty prowadzące skonsolidowane sprawozdania finansowe w ramach grup kapitałowych oraz inne podmioty, które spełniły dwa z poniższych kryteriów:

• średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,

• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego jest równe co najmniej 2 500 000 euro w złotówkach,

• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy są równe co najmniej 5 000 000 euro w złotówkach.

Kiedy sporządza się sprawozdanie finansowe?

3 miesiące od tzw. dnia bilansowego. Najczęściej dzień bilansowy przypada na 31 grudnia, jeżeli rok obrotowy jest równy z rokiem kalendarzowym. W takim przypadku sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone do 31 marca roku następnego. Rok obrotowy w przypadku spółek określa się w statucie lub umowie spółki. Trzeba pamiętać, że dniem bilansowym może być również inny dzień, np. poprzedzający likwidację, podział czy przekształcenie.

Kto sporządza sprawozdanie finansowe?

Za sporządzenie sprawozdania finansowego formalnie odpowiedzialne są osoby reprezentujące i działające w imieniu danego podmiotu. Najczęściej są nimi członkowie zarządu lub innego organu zarządzającego albo wspólnicy spółki osobowej (w przypadku spółki jawnej, partnerskiej, komandytowa, komandytowo-akcyjna). Czasami takim podmiotem będzie likwidator lub syndyk.

Nazywa się ich kierownikami jednostki.

W rzeczywistości natomiast sprawozdanie finansowe sporządza osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i zazwyczaj jest to księgowy.

W jakiej formie sporządza się sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe sporządza się w formacie XML i podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ePUAPem albo podpisem osobistym.

Adres do sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej w komentarzu.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?

Kierownik jednostki i osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, czyli mówiąc prościej zarząd i księgowy.

Adres pod którym można podpisać sprawozdanie finansowe ePUAPem w komentarzu.

Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?

Samo sporządzenie sprawozdania finansowego to nie wszystko. Trzeba je także zatwierdzić.

Każdy podmiot jest inny dlatego inne będą podmioty odpowiedzialne za zatwierdzenie sprawozdania finansowego. W przypadku spółki:

• z o.o. - sprawozdanie zatwierdza zgromadzenie wspólników w formie uchwały,
• akcyjnej - walne zgromadzenie,
• osobowej (jawna, partnerska, komandytowa) - wspólnicy.

Na szczęście uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego nie wymagają żadnej szczególnej formy i wystarczy zwykła forma pisemna.

Do kiedy należy zatwierdzić sprawozdanie finansowe?

Czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego to 3 miesiące od jego sporządzenia. Zatwierdzenie powinno zatem nastąpić nie później niż 6 miesięcy od końca roku obrotowego. Najczęściej termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego upływa 30 czerwca.

Co z rocznym sprawozdaniem z działalności?

W przypadku m.in. spółek z o.o. i akcyjnych, spółek komandytowo-akcyjnych, a także spółek komandytowych, których komplementariuszami są spółki kapitałowe - istnieje także obowiązek sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania z działalności.

Sprawozdanie z działalności także powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ePUAPem albo podpisem osobistym. Może to być np. skan dokumentu w formie PDF podpisany za pomocą aplikacji do podpisywania sprawozdań (tak jak w sprawozdaniach finansowych).

Gdzie zgłosić sprawozdania?

Sporządzone i zatwierdzone sprawozdanie należy złożyć do elektronicznego Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).

W przypadku jakichkolwiek pytań zapraszamy do kontaktu.

Podstawa prawna:

art. 2 ust. 1 pkt 1) i 2), ust. 2 ustawy o rachunkowości;

art. 3 ust. 1 pkt 6) i 7) ustawy o rachunkowości;

art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości;

art. 45 ust. 1f i 2 ustawy o rachunkowości;

art. 49 ust. 1 i 7 ustawy o rachunkowości;

art. 52 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości;

art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości;

art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości;

art. 231 § 2 pkt 2) Kodeksu spółek handlowych;

art. 393 pkt 1) Kodeksu spółek handlowych.