Dokument nie musi być w formie pisemnej

Przepisy prawa przewidują różne formy nawiązywania relacji prawnych np. zawierania umów. Do najpowszechniejszych należy przede wszystkim forma pisemna w postaci wydrukowanego lub odręcznie zapisanego dokumentu z podpisami osób, które tę umowę zawarły. 

Kilka lat temu wprowadzony został natomiast także inny sposób dokonywania czynności prawnych - forma dokumentowa oraz pojęcie dokumentu. 

Definicja dokumentu

Czym jest dokument zgodnie z Kodeksem cywilnym? Jest nim nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią [art. 77(3) Kodeksu cywilnego]. Dokument powinien być zatem sporządzony w taki sposób, aby możliwe było wskazanie autora tego dokumentu czy stron umowy a także, by możliwe było odczytanie tego co autor lub strony chciały ustalić. 

Oznacza to, że dokumentem jest każda treść, która: 
1) została sporządzona na trwałym nośniku; 
2) nośnik ten pozwala na zapoznanie się z jego treścią oraz
3) pozwala na ustalenie osoby składającej oświadczenie woli w formie dokumentu.

Zgodnie z tak szeroką definicją dokumentem będzie mógł być np. SMS, e-mail, czy nawet wpis na Facebooku jeżeli tylko spełnia w/w warunki. 

Skutki

Wprowadzenie nowej formy czynności prawnej pociąga za sobą istotne skutki. Oznacza to bowiem, że możliwe staje się powoływanie się np. na dokonanie zmiany, wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy chociażby w formie e-maila. Wynika to z tego, że jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej (kartka papieru z podpisami), dokumentowej albo elektronicznej, to do dokonania zmian w tej umowie wystarczająca jest forma dokumentowa. 

Powyższa zasada nie będzie miała oczywiście zastosowania, jeżeli zastrzeżemy w umowie, że jej wypowiedzenie może nastąpić tylko w formie pisemnej albo, gdy taki obowiązek wynika wprost z przepisów prawa.

Wiadomość mailowa ma oczywiście swoje plusy - jest szybka i można ją wysłać nawet z telefonu. Czasami jednak korzystanie z formy pisemnej może okazać się dla naszych interesów po prostu korzystniejsze. Będzie tak zwłaszcza gdy wartość umowy jest spora lub dotyczy istotnych dla nas spraw. Warto zatem przez chwilę pomyśleć, czy zawarcie danej umowy w formie pisemnej nie byłoby dla nas lepszym rozwiązaniem. 

Zastrzeżenia

Mimo tego, że prawo przewiduje zawieranie umów w formie dokumentowej (np. SMS’em) to należy pamiętać, że dla pewnego rodzaju czynności nadal konieczne będzie zawarcie umowy lub złożenie oświadczenia w klasycznej, pisemnej formie. Taka sytuacja będzie miała miejsce m.in. wtedy, gdy kupujemy nieruchomość (umowa musi być zawarta w formie aktu notarialnego) czy np. chcemy sprzedać swoje udziały w sp. z o.o., gdyż wtedy wymagana jest forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi (nie mylić z aktem notarialnym). 

W przypadku, gdy umowa jest zawarta między przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej (np. telefonicznie lub mailem) a jedna ze stron niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony jej warunki lub dokona drobnej zmiany (która nie wpływa istotnie na jej treść) to w takiej sytuacji przedsiębiorców będą wiązać ustalenia potwierdzone w tym piśmie, chyba że odbiorca niezwłocznie się temu sprzeciwi (art. 77(1) Kodeksu cywilnego). 

Jeżeli macie jakiekolwiek pytania dotyczące omówionego tematu - piszcie śmiało.

Podstawa prawna:
- art. 77(1) Kodeksu cywilnego
- art. 77(2) Kodeksu cywilnego
- art. 77(3) Kodeksu cywilnego
- art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego
- art. 78 Kodeksu cywilnego