Faktura elektroniczna

Faktury elektroniczne z roku na rok zyskują na popularności. Dzięki nim oszczędzamy czas i dbamy o środowisko. Oto kilka najważniejszych faktów prawnych na ich temat:

Co to jest faktura elektroniczna?

Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Oznacza to, że faktura elektroniczna jest zwykłą fakturą, tylko że wystawioną i otrzymaną w formie elektronicznej zamiast papierowej.

Może być zatem zapisana w formacie PDF, XML, JPG czy PNG.

Jakie są podstawowe elementy faktury elektronicznej?

Faktura elektroniczna tak jak każda standardowa faktura musi przede wszystkim spełniać warunki określone ustawie o VAT tj. ustawie o podatku od towarów i usług.

Powinna zawierać (art. 106e ustawy o VAT) m.in.:

- datę wystawienia,

- numer faktury,

- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika

- imiona i nazwiska lub nazwy nabywcy oraz odbiorcy towarów lub usług

- ich adresy,

- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

- cenę jednostkową netto,

- kwoty wszelkich opustów, rabatów lub obniżek cen jak również

- stawkę podatku

- kwotę należności ogółem.

Dodatkowe wymogi faktury

Zgodnie z przepisami podatnik ma obowiązek zapewnić także:

autentyczność pochodzenia faktury elektronicznej (oznacza to pewność co do tego, kto dostarcza towar lub usługę albo kto wystawia fakturę),

integralność treści faktury (w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura) oraz

czytelności faktury.

Żeby spełnić te wymogi należy zadbać o to, by sposób zapisu i dostarczenia takiej faktury utrudniał jej modyfikację czyli dawał możliwość zweryfikowania, że rzeczywiście faktura taka pochodzi od uprawnionego podmiotu i dotyczy konkretnej transakcji.

Kiedy można wystawić fakturę elektroniczną?

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga każdorazowo zgody odbiorcy dokumentu (art. 106n ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług).

Oznacza to, że jeśli odbiorca domaga się faktury papierowej wystawca nie będzie mógł w takiej sytuacji przekazać faktury w formie elektronicznej.

Należy jednak pamiętać, że przepisy nie precyzują wymogów dotyczących formy i treści akceptacji wysłania czy udostępnienia faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Kwestie te pozostawiono całkowicie w gestii umownej stron. Zgoda może być zatem wyrażona w każdej formie czyli chociażby ustnie, smsem, mailowo, odręczną notatką czy nawet w formie dorozumianej np. poprzez zapłatę za fakturę otrzymaną w formie elektronicznej.

Odbiorca może jednak w każdej chwili cofnąć swoją zgodę – nie wymaga to żadnej szczególnej formy.

Cyfryzacja naszego życia postępuje w każdej jego dziedzinie, nic więc dziwnego że dotyczy to także dokumentów finansowych.

W zakresie usług naszej kancelarii znajduje się również pomoc prawna z zakresu prawa podatkowego. W przypadku jakichkolwiek pytań zapraszamy do współpracy z nami.

Podstawa prawna:

- art. 2 pkt 31, art. 2 pkt 32, art. 106e, art. 106n ust. 1 oraz art. 106m ustawy o VAT tj. ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podatku od towarów i usług