Zgłaszanie sprawozdań finansowych do RDF

Po ostatnim wpisie o sprawozdaniach finansowych czas na omówienie tego co należy z nim dalej zrobić. Samo sporządzenie sprawozdania to bowiem nie wszystko. Należy je także zgłosić.

Od 15 marca 2018 r. sprawozdania finansowe można składać już tylko elektronicznie.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe?

Można to zrobić poprzez:
zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) - bezpłatnie;
złożenie wniosku za pomocą systemu S24 - płatne (140 zł).

Jak przygotować pliki?

sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w formacie XML (z czego się składa samo sprawozdanie finansowe informowaliśmy w poprzednim wpisie);
sprawozdanie z działalności także w formacie XML (dotyczy np. spółek z o.o., spółek akcyjnych, spółek komandytowo-akcyjnych);
opinie biegłego rewidenta (jeśli sprawozdanie powinno być przez niego zbadane) również w formacie XML (o tym więcej w poprzednim wpisie);
uchwałę bądź postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego - tutaj wystarczy skan uchwały w formacie PDF;
uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty - także wystarczy skan uchwały w formacie PDF.

Tylko uchwała bądź postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego może być w formie skanu pliku w formie PDF. Wszystkie pozostałe dokumenty powinny być w formie elektronicznej, czyli w XML.

Podpisywanie dokumentów

Należy pamiętać, że same dokumenty finansowe powinny być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym przez księgowego i kierownika jednostki (np. członek zarządu). Jeśli członków zarządu jest więcej - wszyscy członkowie zarządu podpisują.

W jaki sposób dokonać zgłoszenia?

Po pierwsze należy zalogować się za pomocą systemu S24 do RDF. Można to zrobić za pomocą linku dostępnego w komentarzu. Jeśli nie mamy konta w S24, to musimy je założyć. Do rejestracji będziemy potrzebować podpisu kwalifikowanego lub ePUAP. Po zalogowaniu się sporządzamy zgłoszenie, podpisujemy je i wysyłamy do RDF.

Ważne, żeby zgłoszenie podpisała choć jedna osoba uprawniona do reprezentowania, której PESEL jest ujawniony w KRS. Może to też zrobić prokurent, syndyk lub likwidator.

Należy odznaczyć oświadczenie, że dołączone do zgłoszenia dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Wygląda to podobnie jak akceptowanie regulaminu przy zakładaniu konta na jakimkolwiek portalu internetowym.

Proces weryfikacji

Zgłoszenie jest automatycznie weryfikowane w systemie. Jeśli weryfikacja przebiegła pomyślnie, to sprawa jest już za nami. Gorzej jak coś się nie zgadza w plikach. Wtedy następuje negatywna weryfikacja i zgłoszenie trzeba sporządzić od nowa

Co w przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia przez RDF?

W takim wypadku należy skorzystać z systemu S24. Elektronicznie składamy wniosek o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego lub innych dokumentów.

Taki wniosek podlega opłacie 140 zł (40 zł za wniosek o przyjęcie dokumentów i 100 zł za ogłoszenie w MSiG).

Do kiedy trzeba złożyć sprawozdanie finansowe?

Do 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Jeśli sprawozdanie finansowe nie było w ogóle zatwierdzone - składamy je w ciągu 15 dni od ostatniego dnia, w którym mogliśmy je zatwierdzić.

Przykładowo, jeżeli ostateczny termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego upływa nam z końcem czerwca i nie daliśmy rady do tego czasu dopełnić formalności - składamy samo sprawozdanie finansowe do 15 lipca. Jak już wszystko zatwierdzimy - wrzucamy wszystkie dokumenty ponownie do RDF.

Jeżeli macie jakiekolwiek pytania dotyczące omówionego tematu - piszcie śmiało.

Jeżeli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w temacie zgłoszenia sprawozdania finansowego napisz do nas.

_ _

Podstawa prawna:
- art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym;
- art. 45 ust. 1f, art. 49 ust. 7, art. 52 ust. 2, art. 69 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości;
- art. 86 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym;
- art. 63 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych;
- § 6 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 13 maja 2014 r. w sprawie wydawania i rozpowszechniania Monitora Sądowego i Gospodarczego.